Information pour utilisateurs
Bulletin d’information – mai 2017
Bulletin d’information – mars 2017
Bulletin d’information – février 2017
Comment se connecter et accéder aux aide mémoires
En tant qu’utilisateur de wambo.org, vous y avez directement accès – cliquez ici pour vous connecter.
Entrez le nom d’utilisateur (l’ancien format était EXT\utilisateur, désormais il est utilisateur@ext.theglobalfund.org) et le mot de passe du Fonds mondial que vous avez reçu par courriel (recherchez dans votre boîte de réception et dans les courriers indésirables DoNotReply@theglobalfund.org si vous ne les retrouvez pas).
Si vous avez besoin d’aide pour vous connecter, veuillez contacter l’assistance informatique du Fonds mondial à l’adresse suivante : helpdeskSvc@theglobalfund.org ou l’équipe de participation du pays à l’adresse suivante : onboarding@wambo.org.
Bulletin d’information – mai 2017
Sommaire:
Importance des pièces jointes : n’oubliez pas de joindre le devis signé à vos demandes
Passez à l’étape suivante : participez au projet pilote de financement national
wambo.org fait peau neuve : nouvelles fonctionnalités à venir
Votre avis nous intéresse : enquête de satisfaction des utilisateurs
Le temps presse : pensez à soumettre vos demandes tôt pour assurer une livraison avant l’échéance de votre subvention
Fonctionnement de wambo.org : un manuel d’utilisation consolidé bientôt disponible
Accès au site : difficultés de connexion à wambo.org
Importance des pièces jointes : n’oubliez pas de joindre le devis signé à vos demandes
Si vous avez indiqué dans le formulaire d’adhésion que votre organisation n’acceptait pas les approbations entièrement électroniques, un des approbateurs devra joindre le devis signé à toute demande. À défaut, la commande ne pourra pas être exécutée et un processus de résolution du problème sera nécessaire, ce qui entrainera un retard. Les devis ne sont généralement valables que pour une période de 2 semaines après leur envoi. Veuillez donc télécharger le devis, le signer, le joindre à la demande et approuver la demande au plus vite. Si vous n’arrivez pas à accéder au PDF du devis ou à le joindre à votre demande, veuillez contacter votre personne de contact de l’équipe wambo.org.
Passez à l’étape suivante : participez au projet pilote de financement national
Certains d’entre vous nous ont fait part de votre volonté d’utiliser wambo.org pour acheter ces mêmes produits de qualité à des prix concurrentiels en utilisant des fonds publics. C’est pourquoi nous lançons un projet pilote. Ce projet n’est pour le moment ouvert qu’à un nombre limité de récipiendaires principaux gouvernementaux, mais nous espérons pouvoir l’intégrer de manière permanente à wambo.org. Si votre organisation souhaite participer au projet pilote de financement national, veuillez contacter votre personne de contact de l’équipe wambo.org pour plus de renseignements.
wambo.org fait peau neuve : nouvelles fonctionnalités à venir
La prochaine fois que vous vous connecterez à wambo.org, vous remarquerez sans doute l’apparition de nouvelles fonctionnalités intéressantes, à savoir :
Copier des lignes dans votre panier*:
Un produit doit vous être livré de manière échelonnée et vous souhaitez ne pas avoir à l’ajouter plusieurs fois dans votre panier ? Désormais, gagnez du temps en copiant la ligne : toutes les informations, sauf la date de livraison, seront automatiquement ajoutées à une nouvelle ligne de votre demande.
Filtrer et trier votre panier*:
Avez-vous déjà souhaité trier ou filtrer les lignes de vos commandes pour retrouver plus rapidement et plus facilement une information spécifique, ou pour gérer votre commande ? Désormais, vous pourrez appliquer toute une série de critères d’affichage de votre commande, pour voir par exemple tous les articles commandés pour une date donnée ou tous les articles qui n’ont pas d’incoterm.
Sélectionner un groupe de personnes dans vos commentaires
La dernière mise à jour du système a permis d’identifier des utilisateurs individuels dans les commentaires pour qu’ils reçoivent une notification. Désormais, il est possible de sélectionner tous les membres d’un groupe en une fois (par exemple, les membres de votre chaîne d’approbation) pour qu’ils reçoivent tous une notification. Plus besoin d’écrire les noms de tous vos collègues, et plus de risque d’oublier quelqu’un !
Répondre à des commentaires directement par e-mail
Il n’a jamais été aussi simple de participer à une conversation ! Vous pouvez répondre aux commentaires sur des demandes directement depuis votre boîte d’e-mail sans prendre le temps de vous connecter à la plateforme.
Vous l’avez peut-être remarqué : les agents chargés des achats font désormais partie de votre chaîne d’approbation
Les agents chargés des achats ont désormais un accès limité à wambo.org qui leur permet d’examiner plus facilement les demandes d’achats et de fournir directement des devis dans le système. Cela ne change pas votre manière de travailler sur wambo.org mais simplifiera les opérations pour les équipes chargées de la gestion de vos demandes, et leur permettra de vous offrir un service encore plus rapide.
Votre avis nous intéresse : enquête de satisfaction des utilisateurs
En fin d’année dernière, nous avons consulté ceux d’entre vous qui avaient déjà utilisé wambo.org pour passer des commandes afin de connaître leur niveau de satisfaction à l’égard de la plateforme. Comme promis, nous vous consultons de nouveau. Un opérateur indépendant a contacté un demandeur et un approbateur de chaque organisation qui a effectué une commande sur la plateforme au cours des six derniers mois afin de recueillir leurs commentaires sur une série de questions portant sur tous les aspects de leur expérience sur wambo.org. Nous diffuserons prochainement les résultats de cette enquête.
Le temps presse : pensez à soumettre vos demandes tôt pour assurer une livraison avant l’échéance de votre subvention
Comme indiqué dans une communication préalable du Fonds mondial, les produits doivent être livrés avant que la période de subvention n’arrive à échéance, faute de quoi les paiements seront déduits de la subvention suivante. De nombreux produits doivent être commandés au moins 6 mois à l’avance, ce qui signifie que vos commandes doivent déjà être en cours si vous souhaitez être livré cette année. Une commande effectuée en temps voulu vous assure d’être livré dans les délais. Pour savoir quand commander chaque produit, consultez le guide de planification élaboré par l’équipe du mécanisme d’achat groupé (PPM).
Fonctionnement de wambo.org : un manuel d’utilisation consolidé bientôt disponible
Afin de mettre à votre disposition une source d’information complète et actualisée, nous sommes en train de rassembler tous les aide-mémoires à usage professionnel dans un manuel de formation, qui vous servira de référence pour toute question relative à l’utilisation de wambo.org. Toutes les informations seront ainsi à portée de main et vous pourrez voir comment chaque étape s’intègre dans le processus global. Une fois terminé, le manuel sera disponible sur le site de Country Engagement (où se trouvent actuellement tous les aide-mémoires) et sera mis à jour régulièrement. Bien évidemment, si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions dans le manuel, veuillez contacter votre personne de contact de l’équipe wambo.org.
Accès au site : difficultés de connexion à wambo.org
Vous êtes nombreux à avoir eu des difficultés d’accès au site wambo.org ces derniers mois. Nous avons tenté de réduire la gêne occasionnée, tout en maintenant des normes de sécurité élevées. Il vous sera toujours demandé de modifier votre mot de passe tous les 90 jours pour des raisons de sécurité. Votre compte wambo.org sera également bloqué temporairement après 3 tentatives de connexion avec un identifiant ou un mot de passe incorrect. Toutefois, pour limiter la gêne occasionnée, tous les comptes bloqués seront débloqués le jour ouvré suivant. Voici quelques conseils pour nous aider à améliorer votre expérience sur notre site :
Pour rappel : EXT\ fait partie de votre identifiant, pensez donc à le rajouter pour vous connecter. Votre identifiant d’accès au site Country Engagement et au devis en PDF est le même que votre identifiant d’accès à wambo.org, mais votre mot de passe peut être different.
Si votre compte est bloqué, réessayez de vous connecter le lendemain : le problème devrait être résolu. Si le problème persiste, ou si vous ne pouvez pas attendre le lendemain, veuillez contacter votre personne de contact de l’équipe wambo.org.
En cas d’oubli de votre mot de passe wambo.org, ou pour définir votre mot de passe lors de votre première connexion, veuillez suivre le lien « Forgot username or password? » (identifiant ou mot de passe oublié?) sur la page de connexion à wambo.org.
Bulletin d’information – mars 2017
Sommaire:
Aidez-nous à vous aider: comment soumettre des demandes d’achat prêtes à être traitées
Petit changement dans les chaines d’approbation
Tests de charge virale maintenant disponibles
Aidez-nous à vous aider: comment soumettre des demandes d’achat prêtes à être traitées
Nous essayons toujours de traiter vos demandes d’achat aussi vite que possible, en assurant au même temps que la procédure soit transparente et conforme. Nous pourrons les traiter plus vite, sans devoir revenir vers vous et vous demander de les resoumettre. Nous avons compilé des principes directeurs sur comment soumettre vos demandes d’achat ; vous pouvez le trouver dans le site Country Engagement Sharepoint.
Pour aller à l’essentiel, il y a quatre principes directeurs:
Tous les éléments de la même catégorie de produits doivent être soumis dans la même demande d’achat, sauf si un d’entre eux est urgent (c’est-à-dire, si la date de livraison souhaitée est avant le délai indiqué dans le questionnaire dans wambo.org) ou s’il s’agit d’une demande en utilisant le formulaire vide « write »
Une demande d’achat doit inclure des éléments faisant partie d’une seule catégorie de produits
Une demande d’achat doit inclure des éléments à commander sur une seule subvention
Une demande d’achat peut inclure jusqu’à 10 dates de livraison souhaitées et adresses, mais les demandes urgentes (c’est-à-dire, celles où la date de livraison souhaitée est avant le délai indiqué dans le questionnaire dans wambo.org) doivent être soumises à part
Petit changement dans les chaines d’approbation
Dans le même but de traiter les demandes d’achat plus vite, le premier contrôle par l’équipe PPM du Fonds Mondial, qui vise à détecter les problèmes dans les demandes, se fera dorénavant immédiatement après la soumission de la demande et avant les revues internes par le RP. Ainsi, les problèmes seront résolus immédiatement, en gagnant un temps précieux. Veuillez noter que les revues internes par le RP, telles qu’indiquées dans le formulaire de « onboarding », auront toujours lieu – seulement après la première revue par PPM. Veuillez aussi noter que les transaction managers de PPM n’altèreront pas le contenu de la demande d’achat sans que le Demandeur soit au courant.
Si ce changement n’est pas possible pour votre organisation à cause de raisons réglementaires ou similaires, merci de vous adresser à votre point de contact dans l’équipe wambo.org en copiant onboarding@wambo.org au plus tard vendredi prochain, 24 Mars.
Tests de charge virale maintenant disponibles
Dans la dernière mise à jour en février, nous avions anticipé que les kits de dépistage et les consommables de charge virale allaient bientôt être disponibles sur wambo.org. Ils sont maintenant disponibles ! La prochaine fois que vous avez besoin de passer une commande pour ceux-là, merci de le faire en ligne. Les machines d’analyse de la charge virale suivront bientôt.
Bulletin d’information – février 2017
Sommaire:
Joyeux anniversaire wambo!
Indisponibilité du système samedi prochain
Aidez-nous à vous aider: Quand soumettre vos demandes d’achat
Nouveaux produits prochainement disponibles sur wambo.org: test de charge virale et de diagnostic précoce des nourrissons
Prochainement – wambo.org modernize son apparence
Production des devis
Satisfaction totale des utilisateurs!
Joyeux anniversaire, wambo !
Le 26 janvier 2017, wambo.org a fêté son premier anniversaire ! Depuis sa mise en ligne le 26 janvier 2016 et les premières commandes de moustiquaires imprégnées d’insecticides par le Bangladesh, le Mozambique et la Zambie, la famille wambo.org a connu une croissance rapide. Vous vous rappellerez sans doute les huit ateliers régionaux qui ont été organisés et grâce auxquels la plateforme compte désormais 450 utilisateurs représentant plus de 60 récipiendaires principaux et 100 subventions. Avec l’arrivée de nouvelles organisations et l’ajout de produits supplémentaires sur la plateforme, nous sommes en bonne voie pour achever le passage de toutes les activités du mécanisme d’achat groupé sur wambo.org d’ici la fin du deuxième trimestre de 2017.
À mesure que wambo.org poursuit son développement, vous pouvez vous attendre à y trouver un plus large éventail de produits et de fonctionnalités conçues pour améliorer votre expérience. Lisez la suite pour découvrir quelques-uns des changements à venir.
Indisponibilité du système samedi prochain
En vue de la mise à niveau du système, wambo.org sera indisponible pendant environ 3 heures à partir de 03h00 CET (heure de Genève) le 25 Février. Nous vous prions de nous excuser pour tout désagrément.
Aidez-nous à vous aider: Quand soumettre vos demandes d’achat
Nous essayons toujours de vous offrir le meilleur rapport qualité-prix et le meilleur service possible. Pour ceci, il est important que vous soumettiez vos demandes d’achat avec une certaine avance, plutôt qu’au dernier moment. Veuillez trouver les instructions au sujet du délai de soumission de vos demandes d’achat pour les différentes catégories de produits sur http://www.theglobalfund.org/en/sourcing/info/ – suivez le lien en bas de page, à droite.
Nouveaux produits prochainement disponibles sur wambo.org : tests de charge virale et de diagnostic précoce des nourrissons
Outre des moustiquaires imprégnées d’insecticide de longue durée, des combinaisons thérapeutiques à base d’artémisinine, des antirétroviraux, des tests de diagnostic rapide du paludisme et du VIH, des préservatifs et des lubrifiants, vous pourrez bientôt acheter sur wambo.org des lots de tests de détermination de la charge virale et de diagnostic précoce des nourrissons (comprenant les kits de dépistage et les consommables nécessaires à leur utilisation).
À la suite d’un appel d’offres du Fonds mondial pour des tests de détermination de la charge virale, les kits de dépistage et leurs consommables seront désormais groupés en lots plutôt qu’affichés séparément, de manière à ce que ces produits puissent être commandés en proportions optimales. Le cas échéant, il est encore possible de demander des consommables individuels par demande écrite.
Prochainement – wambo.org modernise son apparence
La prochaine fois que vous vous connecterez à wambo.org, il se peut que vous remarquiez quelques changements. Nous passons à une nouvelle version, vous aurez donc devant vous une interface plus épurée, avec de nouvelles polices et icônes, ainsi que de nouvelles fonctionnalités pratiques. Mais ne vous inquiétez pas, la procédure générale de création et d’approbation des demandes reste inchangée !
Accéder aux paramètres utilisateur* : La section Mon compte, depuis laquelle vous accédez actuellement à tous vos paramètres et préférences utilisateur, notamment les notifications par courriel et en ligne, les calendriers de rapport, toute délégation de pouvoir et les données d’achat de votre organisation, se trouve dorénavant dans le menu déroulant situé sous votre nom dans les rubriques Réglages et Historique des dépenses.
Modifier les paramètres de langue : Le menu des langues, qui se trouvait en haut de la page, a été déplacé au bas de celle-ci, et les options régionales sont désormais sélectionnées dans un sous-menu pour chaque langue.
Adresser des commentaires à des utilisateurs spécifiques : Les chaînes d’approbation auront une nouvelle apparence. Lorsque vous passez la souris au-dessus d’une étape terminée, vous verrez les membres du groupe d’approbation, la date d’approbation et la personne qui a approuvé la demande (nom précédé d’une arobase). Ce nom (@xxxx) permet d’adresser vos commentaires à des personnes concrètes et de vous assurer qu’elles recevront une notification lorsqu’un nouveau commentaire leur est adressé.
Production des devis
Nous avons automatisé la création du formulaire de devis afin de réduire le risque d’incohérences ou d’erreurs. Le plus gros des changements aura lieu en arrière-plan, mais qu’est-ce qui change concrètement pour vous ?
L’en-tête de la demande comporte un nouveau champ intitulé « Référence de devis ». Ce champ est vierge lorsque vous créez la demande, mais une URL y sera insérée lorsque l’équipe du mécanisme volontaire d’achat groupé aura désigné les fabricants et obtenu le devis logistique. Vous pourrez accéder au document du devis en cliquant sur ce lien. Ce devis est créé automatiquement à partir de votre demande wambo.org et reprend donc exactement les articles y figurant. Veuillez noter que vous devrez à nouveau les authentifier en introduisant votre nom d’utilisateur wambo.org et votre mot de passe pour le système du Fonds mondial. Tout le reste demeure inchangé : au besoin, vous pouvez imprimer le devis, le faire signer par la personne habilitée et le télécharger dans la demande comme vous en avez l’habitude. Veuillez-vous référer aux instructions détaillées dans la fiche d’aide « Comment approuver une demande d’achat dans Wambo et charger une cotation ».
Satisfaction totale des utilisateurs !
À la fin de l’année dernière, nous nous sommes adressés à celles et ceux d’entre vous qui avaient déjà utilisé wambo.org pour des commandes afin de savoir dans quelle mesure la plateforme vous satisfaisait. Nous aspirons à vous offrir le meilleur service possible et nous sommes toujours heureux d’avoir votre avis sur les améliorations que nous pouvons y apporter. Nous sommes dès lors ravis de vous informer que 100 pour cent des utilisateurs interrogés chez les récipiendaires principaux se sont dits globalement satisfaits de l’outil. Nous avons pris note des précisions que vous nous avez données sur ce qui pouvait être fait pour améliorer votre utilisation du système et nous réfléchissons à la manière de mettre les mettre en œuvre. Nous vous remercions de votre collaboration en vue d’une amélioration constante de wambo.org !
